75.37 - UI Purchasing Card

A. General. bet365亚洲官网采购卡计划的目的是建立一个更有效的, 购买和支付小额美元交易的经济有效的方法. 该计划旨在取代部门采购订单, eliminate use of petty cash, 对于小额消费，个人资金可以用报销凭证报销. 该卡可用于店内购物，也可用于邮寄、电话或传真订单.

A-1. Purchasing Criteria. 以下一般准则确定了该计划不打算做的事情:

• Avoid or bypass appropriate procurement or payment procedures. 相反，该计划是对现有可用流程的补充.
• 购买超过5,000元的货品[须经部门批准].
• To be used for travel expenses or personal items. [注:如不按照本计划所订指引使用该卡，可能引致个人责任.]

B. Card Control. 部门主管和/或财务主管通过应付账款提交卡的申请. 采购卡持卡人账户表格发送给应付帐款进行初步审核和批准. Upon approval, bet365亚洲官网持卡人协议已准备好，持卡人培训课程将安排给收到该卡的个人。. [Note: For those employees outside the Moscow area, 其他取货安排将由采购卡管理员安排.]

B-1. Card Cancellation. 如欲取消购卡，应立即致电或书面通知购卡管理员. 管理员将通知银行并停用该卡. 卡应剪成两半，并立即转交给应付帐款.

B-2. Lost or Stolen Cards. If your Purchasing Card is lost or stolen, immediately notify Bank One at (800) 316-6056, or Accounts Payable at (208) 885-5389.

B-3. Revising “Charge-To” Information. 如需更改每张卡的“收费”或特定账户代码和位置代码，请致电(208)885 -5379与采购卡管理员联系. [ed. 6-07] 

B-4. Purchasing Card Security. 只有获授权的持卡人(或指定用户)才可使用该卡. 持卡人必须在采购卡协调人处签署协议.

B-5. Unauthorized Charges and Liability. As a corporate account, 第一银行将只对大学负责所有授权费用. According to Bank One, 未经授权的收费是指信用卡丢失或被盗后的收费. 换句话说，在卡丢失或被盗之前，学校负责收费. If the card is reported stolen, 在此之后产生的任何费用，学校概不负责.

C. Process. Order and Receipt of Goods. 持卡人有责任确保材料收到，并跟进供应商解决任何交付问题, discrepancies, or damaged goods.

C-1. Resolving Errors. 持卡人有责任与供应商或银行就任何错误收费进行跟进, disputed items, or returns as soon as detected. 有争议的账单可能是由于未能收到货物/服务造成的, fraud, misuse, altered charges, defective merchandise, incorrect amounts, duplicated charges, unprocessed credits, etc. 持卡人应先与供应商联络，以解决任何未解决的问题.

C-2. Resolving Disputes. 如持卡人无法与供应商达成协议, 联系第一银行客户服务中心电话:(800)316-6056(中部时间上午7:00 -下午7:00), Monday through Friday). 本行会要求持卡人填妥争议表格，并传真或邮寄至本行. [注:请将争议表格副本寄至应付帐款4244邮站.]

C-3. Credits and Returns. 每笔收到的退货或换货信用证都应记录在案. To obtain a copy of a charge or credit slip, call Bank One Customer Service Department at (800) 316-6056. There is a $5.每份收费00英镑，费用将记入您的信用卡帐户.

D. Procedures. Billing, Payment, and Accounting Process. UI应付账款每两周向银行一支付前两周的已结算交易. 应付帐款将根据每张卡预先分配的唯一组织代码每两周一次分配费用. 每个部门负责及时将费用分配给适当的组织和账户代码.

D-1. Sample of Required Record Keeping and Documentation. To facilitate reconciliation, substantiation, and reallocation of charges, 持卡人须提供有关其信用卡消费的详细资料. The original transaction document (e.g., credit card slips, packing slips, etc.)一般会提供有关交易发生时间的资料, who the vendor is, location, purchase amount, and the purchaser identification. Additionally, 持卡人必须提供所购买物品的说明, 以及收取费用的UI预算和帐户代码. 持卡人必须保存费用摘要，以确保费用的核对和分配. [注:费用的重新分配必须每两星期完成一次. 这一活动依赖于持卡人及时向部门记录管理员提供完整的交易文件. This activity is subject to continual review. 不符合的模式将作为撤销采购卡的依据.]

E. Information. 请通过(208)885 -5379向购卡管理员解答有关购卡计划的任何问题或疑虑，或参考bet365亚洲官网购卡用户手册- 1997年1月. [ed. 6-07]

Version History